Journal vs Ledger
יומן וספר חשבונות הן שתי מילים עיקריות שבהן נתקלים לעתים קרובות גם כאשר לומדים את המושגים של חשבונאות פיננסית או הכנת דוחות כספיים. במערכת החשבונאות הכפולה, פנקסים ויומנים ממלאים תפקיד חיוני וחשוב. לפני הכנת החשבונות הסופיים, יש להעביר את כל העסקאות שהתרחשו בשני הספרים הללו.
Journal
Journal הוא ספר ערך ראשוני; כלומר, בכל פעם שמתרחשת עסקה יש לרשום אותה זמן קצר לאחר מכן ביומן. הערך שנעשה ידוע בתור ערך יומן. תהליך ההקלטה ביומן נקרא journalizing.הרישום ביומן אומר באיזה חשבון יש לחייב ואיזה חשבון לזכות, כמו כן הוא מכיל קריינות האומרת מאיזו סיבה בוצעה הרישום המקביל. כמה סוגים עיקריים של יומנים הם יומן כללי, יומן רכישה, יומן מכירות וכו'. עסקה חייבת להירשם ביומן הכללי, או באחד משאר היומנים המיוחדים. היומן מכיל נתונים בסדר ההתרחשות ההיסטורי.
Ledger
ניתן להגדיר ספר חשבונות כפנקס חשבונות של רישום סופי שבו עסקאות רשומות בחשבונות נפרדים. ספר חשבונות מכיל חשבונות רבים (המכונה בדרך כלל חשבונות T). התנועות, הנרשמות ביומנים, מקובצות בהתאם ומומרות לחשבונות הנכונים המתאימים בפנקס החשבונות. תהליך זה של רישום נתונים מכונה פרסום. דוחות כספיים (הידועים גם כחשבונות סופיים) כמו דו"ח רווח כולל (דוח רווח והפסד), דו"ח מצב פיננסי (מאזן) נגזרים לעתים קרובות מפנקס חשבונות.ניתן לבדוק את הדיוק של חשבונות פנקס חשבונות, כלומר, כאשר מחברים את כל יתרות החיוב בפנקס בכל תאריך או שעה נתונים חייבים להיות שווה לסיכום כל יתרות האשראי בפנקס.
מה ההבדל בין יומן ל-Ledger?
לא רק בשמות, אלא גם במאפיינים הבסיסיים לשני הספרים יש הבדלים. ההבדלים העיקריים מפורטים להלן.
• יומן הוא ספר הערך הראשון (הראשון), ואילו Ledger הוא ספר הערך הסופי.
• במילים אחרות, ספר חשבונות מכיל רשומות אנליטיות, בעוד היומן מכיל רשומות כרונולוגיות.
• נדרשת קריינות ביומן שאינו המקרה בספר החשבונות.
• עסקאות נרשמות ברצף ההתרחשות ביומן, בעוד שעסקאות מסווגות ונרשמות בחשבונות רלוונטיים בספר החשבונות.
• ניתן לסווג נתונים על סמך עסקאות בפנקס, בעוד שהבסיס לסיווג הנתונים הם חשבונות בפנקס.
• עסקה נרשמת לראשונה ביומן זמן קצר לאחר התרחשותה; זה מועבר רק לאחר מכן לפנקס החשבונות.
• לא ניתן להכין חשבונות סופיים ישירות מהיומן, אבל ספרי חשבונות מהווים את הבסיס להכנה קלה של חשבונות סופיים.
• לא ניתן לבדוק את דיוק היומן, אך ניתן לבדוק את דיוק הפנקס במידה מסוימת באמצעות מאזן ניסיון.
• ביומן יש שתי עמודות לחיוב ואשראי, בעוד שבפנקס חשבונות יש שני צדדים של חשבון, האחד לחיוב והשני לזיכוי.
• יומנים אינם מאוזנים בסוף תקופה, אבל חשבונות בספר החשבונות מאוזנים בסוף תקופה מסוימת.
