הבדל מפתח – פנקס כללי לעומת חשבונות משנה
רישום מידע פיננסי הוא תהליך ארוך וגוזל זמן, והתוצאה הסופית שלו היא הכנת דוחות כספיים לסוף שנה. עסק מבצע עסקאות רבות במהלך שנת חשבונאות, ויש לרשום אותן בחשבונות שונים לפי תקני חשבונאות תואמים. ספר חשבונות כללי ופנקס משנה הם חשבונות כאלה שמתעדים עסקאות עסקיות. ההבדל העיקרי בין ספר חשבונות לפנקס משנה הוא שבעוד שהפנקס הכללי הוא קבוצת החשבונות הראשיים שבהם נרשמות עסקאות, פנקס משנה הוא קבוצה מתווך של חשבונות המקושרים לפנקס הכללי.הקשר בין שני אלה הוא שמספר פנקסי משנה מחוברים לפנקס הכללי.
מהו ספר חשבונות כללי?
זוהי מערכת החשבונות העיקרית שבה נרשמות כל העסקאות שבוצעו במהלך שנת הכספים. המידע לפנקס הכללי נגזר מהיומן הכללי שהוא ספר ראשוני להזנת עסקאות. הפנקס הכללי מכיל את כל כניסות החיוב והזיכוי של עסקאות ומופרד עם סוגי חשבונות. ישנם חמישה סוגים עיקריים של שיעורים או חשבונות כדלקמן.
נכסים
משאבים לטווח ארוך וקצר המספקים יתרונות כלכליים
לדוגמה רכוש, מזומנים ושווי מזומנים, חובות חשבונות
Liabilities
התחייבויות פיננסיות לטווח ארוך וקצר שיש להסדיר
לדוגמה החזר הלוואה, ריבית לתשלום, חשבונות לתשלום
Equity
ניירות ערך המייצגים את האינטרס של הבעלים בחברה
לדוגמה הון מניות, פרמיית מניות, יתרת רווחים
הכנסה
כספים שהתקבלו כתוצאה מביצוע עסקאות עסקיות
לדוגמה הכנסה, הכנסה מהשקעה
הוצאות
עלויות כלכליות שעסק נוטל בפעילותו כדי להרוויח הכנסה
לדוגמה עלות מכירות, הוצאות שיווק, הוצאות ניהול
איור 1: הנהלת חשבונות כללית כוללת עסקאות שנרשמו בחשבונות שונים
מהו ספר משנה?
המכונה גם 'פנקס משנה', זוהי תת-קבוצה מפורטת של חשבונות המכילה מידע על עסקאות. עבור עסקים בקנה מידה גדול שבהם מתבצעות עסקאות רבות, ייתכן שלא יהיה נוח להזין את כל העסקאות בפנקס החשבונות בשל הנפח הגבוה.במקרים כאלה, פעולות בודדות נרשמות ב'פנקסי חשבונות בת', והסיכומים מועברים לחשבון בפנקס הכללי. חשבון זה מכונה 'חשבון בקרה', וסוגי חשבונות שיש להם בדרך כלל רמת פעילות גבוהה נרשמים כאן. ספרי חשבונות בת יכולים לכלול רכישות, חובות, חובות, עלות ייצור, שכר וכל סוג חשבון אחר.
לדוגמה ABC היא חברה שעושה בסביבות 75% מהמכירות שלה באשראי; כתוצאה מכך, יש לו חובות חשבונות רבים. בשל הנפח הגבוה, אין זה מעשי לרשום את כל עסקאות החובות הבודדות בפנקס הכללי; ABC תיצור חשבונות בודדים עבור כל חייב בפנקס המשנה כדי לרשום תנועות ולהעביר את היתרות של כל החשבונות לחשבון יחיד המייצג ביחד את סך החובות.
מבנה זה מאפשר לחברה לשמור מידע חשבונאי ברמת סיכום (ב-General Ledger) וברמה מפורטת (ב-Sub Ledgers).מידע בשתי הרמות חשוב בקבלת החלטות שונות; לכן, הרשומות צריכות להיות מדויקות ומלאות.
מה ההבדל בין פנקס כללי לפנקס משנה?
General Ledger לעומת Sub Ledger |
|
| ספר חשבונות ראשי הוא קבוצת החשבונות הראשיים שבהם נרשמות עסקאות. | ספר משנה הוא קבוצה מתווך של חשבונות המקושרים לפנקס החשבונות הכללי. |
| טבע ספר החשבונות | |
| ספר חשבונות יחיד מנוהל על ידי חברה. | פנקסי משנה רבים מקושרים לפנקס החשבונות הכללי. |
| נפח העסקאות | |
| הפנקס הכללי מכיל נפח מוגבל של עסקאות מכיוון שהוא פורמט מסכם. | פנקס משנה מכיל נפח גדול של נתונים בשל אופי הדיווח המפורט שלו. |
סיכום – ספר חשבונות כללי לעומת ספר משנה
למרות שהושלמו באופן ידני מוקדם יותר, חברות רבות משתמשות בחבילות חשבונאות אוטומטיות הדורשות התערבות אנושית מינימלית להכנת חשבונות פיננסיים כיום. זה חוסך זמן ומפחית את האפשרות לטעויות אנוש. אופן רישום העסקאות בשני הפנקסים דומה, ההבדל היחיד בין ספר חשבונות לפנקס משנה הוא שחשבונות עם עסקאות בכמות גדולה נרשמים בפנקסי משנה לפני העברת הסכומים שלהם לפנקס הכללי.
