כניסה זוגית לעומת כניסה יחידה
מערכת חשבונאית יכולה להיות מוגדרת כמערכת מאורגנת של שיטות חשבונאיות, נהלים ובקרות ידניות שנקבעו כדי לאסוף, לתעד, לסווג, לסכם, לפרש, להציג בזמן ובדיוק לצורך קבלת החלטות. ניהול ספרים הוא תהליך שבו הרישומים הפיננסיים של העסק נשמרים היטב ומעודכנים. ישנן שתי מערכות של ניהול ספרים או רישום עסקאות, האחת היא מערכת כניסה כפולה, והשנייה היא מערכת רישום יחיד. בשל כמה חסרונות רציניים של שיטת הכניסה הבודדת, והמאפיינים המעולים של מערכת כניסה כפולה, ויתרו על שיטת הכניסה היחידה, ומערכת כניסה כפולה נמצאת בשימוש נרחב בכל רחבי העולם.יתר על כן, גופי רואי חשבון מקובלים ואנשי מקצוע חשבונאיים ידועים קידמו מערכת כניסה כפולה על פני מערכת כניסה יחידה.
כניסה בודדת
מערכת כניסה יחידה רושמת רק כניסה אחת, או הזנת חיוב או הזנת אשראי, עבור עסקה נתונה. לדוגמה, אם ישולם מזומן למישהו, מזומן יזוכה או חשבון החייב יחויב. מערכת כניסה יחידה דומה יותר לפנקס צ'קים. היא אינה עוקבת אחר חשבונות נכסים והתחייבויות, כך שמערכת זו עשויה להקל על חישוב הרווח הנקי במידה מסוימת, אך לא להסתכל על המצב הפיננסי הנוכחי של הישות. מערכת זו עשויה להתאים לעסקים קטנים כמו בעלות בלעדית שהדרישות החוקיות והסיכויים להונאות בה אינם או קטנים מאוד.
כניסה זוגית
תחת מערכת ההזנה הכפולה, לכל הזנת חיוב בודדת יש הזנת אשראי מתאימה, ולכל הזנת אשראי בודדת יש הזנת חיוב מתאימה; כלומר, לכל ערך יש ערך הפוך.מכיוון שיש לו שני הפכים לעסקה בודדת, ניתן לבדוק דיוק אריתמטי בקלות על ידי הכנת מאזן ניסיון. על פי תקני החשבונאות, מומלץ לכל החברות (ציבוריות או פרטיות, רשומות או לא), והשותפויות להקפיד על הנהלת חשבונות כפולה. חובה על ארגון להכין ולשלוח חשבונות סופיים למחלקות המס באמצעות מערכת הזנה כפולה לצורך חישוב המס.
מה ההבדל בין כניסה זוגית לכניסה יחידה?
• תהיה כניסה אחת בלבד במערכת כניסה יחידה, בעוד ששתי כניסות נדרשות במערכת כניסה כפולה עבור כל עסקה נתונה.
• רישום בודד הוא רישום לא שלם, ואילו רישום כפול הוא רישום מלא של ניהול ספרים.
• מערכת ניהול ספרים עם הכנסה כפולה מורכבת וגוזלת זמן רב יותר ממערכת ניהול חשבונות עם רישום יחיד.
• מזומן ועסקאות בנקאיות נרשמות באותה עמודה תחת מערכת כניסה יחידה, בעוד שתיהן נרשמות בנפרד במקביל.
• הדרכים לזיהוי שגיאות פחותות מאוד במערכת כניסה יחידה, עם זאת, במערכת כניסה כפולה, ניתן לזהות חלק מהשגיאות על ידי הצלבה של ערך אחד עם הערך ההפוך התואם.
• ניתן להכין מאזן ניסיון לדיוק אריתמטי במערכת כניסה כפולה, אבל זה לא אפשרי במערכת כניסה יחידה.
• כל כניסות החיוב והאשראי נרשמות באותה עמודה.
• ניתן להכין חשבונות סופיים בקלות רבה תחת מערכת כניסה כפולה, עם זאת, זה לא אפשרי תחת מערכת כניסה יחידה.
• קיימת חובה להשתמש במערכת הכנסה כפולה, אך לא למערכת ניהול ספרים עם הכנסה אחת.
