הבדל מפתח – היקף הפרויקט לעומת תוצרים
ניהול פרויקטים הוא היבט קריטי מאוד לעסקים, מכיוון שכל העסקים עשויים להיאלץ לעסוק בפרויקטים מעת לעת. גם היקף הפרויקט וגם התוצרים הם היבטים חשובים של פרויקט. ההבדל העיקרי בין היקף הפרויקט ותוצרי הפרויקט הוא שהיקף הפרויקט הוא תהליך של קביעה ותיעוד של רשימה של יעדי פרויקט ספציפיים, תוצרים, פונקציות ותאריכים, יחד עם עלויות ומשאבים הנדרשים להשלמת הפרויקט ואילו תוצרי הפרויקט הם מוחשיים או בלתי מוחשיים. סחורה או שירותים שהופקו כתוצאה מהפרויקט המיועדים למסירה ללקוח.
מהו היקף הפרויקט?
היקף הפרויקט הוא אחד החלקים החיוניים ביותר בפרויקט הכולל קביעה ותיעוד של רשימה של יעדי פרויקט ספציפיים, תוצרים, פונקציות, מועדים, יחד עם עלויות ומשאבים הנדרשים להשלמת הפרויקט. במילים אחרות, היקף הפרויקט מורכב מכל העבודה שיש להשלים על מנת לספק את הפרויקט. פרויקט הוא אוסף של משימות שיש לבצע על פני פרק זמן מסוים כדי להשיג מטרה מסוימת. ניהול פרויקטים הוא תהליך הכולל שלבים רבים כמו ייזום, תכנון, ביצוע, בקרה וסגירה של העבודה של פרויקט כדי להשיג מטרה שנקבעה מראש. היקף הפרויקט יוחלט בשלב התכנון.
הצהרת היקף הפרויקט מוכנה בשלב התכנון, המהווה אישור בכתב על התוצאה הצפויה של הפרויקט כולל האילוצים וההנחות לפיהן צוות הפרויקט יעבוד.הצהרת היקף הפרויקט צריכה להיות מדויקת ועליה להגדיר בבירור את הגבולות של פרויקט.
הצהרת היקף הפרויקט
הנקודות העיקריות שיש לכלול בהצהרת היקף הפרויקט הן,
הצדקה של הפרויקט ומטרתו
זוהי הצהרה קצרה לגבי הצורך העסקי שהפרויקט מטפל בו. ההצדקה צריכה להיות אסטרטגית וניתנת לביצוע כלכלית.
קריטריוני קבלה
יש לציין בבירור את התנאים כמו מסגרת הזמן והאיכות שיש לעמוד בהם כדי שהפרויקט יצליח.
משלוחים
יש לכלול גם תיאור של טובין או שירותים מוחשיים ובלתי מוחשיים בהצהרת היקף הפרויקט.
איור 01: היקף הפרויקט הוא תוכנית הכוללת את כל ההיבטים הקשורים לפרויקט מתחילתו ועד סופו
מהן תוצאות הפרויקט?
תוצרי פרויקטים הוא מונח המשמש לתיאור סחורות או שירותים מוחשיים או בלתי מוחשיים שהופקו כתוצאה מהפרויקט שנועד להיות מסופק ללקוח. תוצרי פרויקט צריכים להיות ניתנים למדידה, ספציפיים ולהסתיים עד לתאריכי היעד שלהם.
דוגמאות לתוצאות פרויקט
להלן כמה דוגמאות של תוצרי פרויקט
- אב טיפוס של מוצר
- ביקורות עיצוב
- שירות לקוחות יעיל
- זמן תגובה מהיר יותר
- אתר/דף אינטרנט
- דוח אסטרטגי
בפרויקטים בעלי קנה מידה משמעותיים ומסובכים באופיים (למשל בניית ספינת חלל על ידי נאס א), לעתים קרובות נעשה שימוש ב'אבני דרך' של פרויקט כאשר יישום הפרויקט מתבצע בשלבים.אבני דרך של פרויקט הן יעדים שיש להשיגם בנקודות זמן מוגדרות. הפרויקט ימשיך לשלב הבא לאחר השלמת השלב הנוכחי. כל שלב ייחשב כאבן דרך. עמידה באבני הדרך עשויה לכלול תשלומים אם העבודה נעשית על ידי יועץ, או שהיא עשויה להיות קריטית ליעדי הביצוע של העובדים.
בסוף הפרויקט, יש לערוך סקירה כדי להעריך את האפקטיביות של הפרויקט והאם מטרת הפרויקט מומשה. סקירה זו מכונה 'ביקורת לאחר סיום' או 'סקירה לאחר סיום'. המטרה של אותה היא להעריך אם הלקוחות או הלקוחות מרוצים מהתוצרים ולספק למידה עבור פרויקטים עתידיים.
מה ההבדל בין היקף הפרויקט לתוצרים?
היקף הפרויקט לעומת הספקים |
|
| היקף הפרויקט הוא תהליך של קביעה ותיעוד של רשימה של יעדי פרויקט ספציפיים, תוצרים, פונקציות, מועדים יחד עם עלויות ומשאבים הנדרשים להשלמת הפרויקט. | תוצרי מוצר הם מוצרים או שירותים מוחשיים או בלתי מוחשיים המיוצרים כתוצאה מהפרויקט שנועד להיות מסופק ללקוח. |
| שלב במחזור הפרויקט | |
| היקף הפרויקט נקבע בשלב התכנון של הפרויקט. | משלוחים מבוצעים בשלב הסופי של הפרויקט. |
| טבע | |
| היקף הפרויקט מייצג את הצלחת הפרויקט כולו. | משלוחים מייצגים חלק מהפרויקט והם החשובים ביותר. |
סיכום – היקף הפרויקט לעומת תוצרים
ההבדל בין היקף הפרויקט לתוצרים תלוי בהיבטים רבים כמו השלב בחיי הפרויקט שהם הופכים חשובים, הטבע וההשפעה הכוללת על הפרויקט. להגדרה נכונה של היקף הפרויקט יש השפעה ישירה על הצלחת הפרויקט. ללא היקף מתאים, החברה לא תוכל לבצע את הפרויקט בהצלחה. מצד שני, התוצרים חיוניים באותה מידה, שכן ההשפעה המדויקת של הפרויקט נמדדת באמצעות התוצרים.
