הבדל מפתח - מזכירה מול פקידת קבלה
מזכירה ופקידת קבלה הם שני פוסטים חשובים בכל ארגון שאפשר להדגיש ביניהם כמה הבדלים. לשני הפוסטים הללו יש תפקידים, תפקידים וחובות שונים לביצוע בניגוד לתפיסה המוטעית הרווחת שמדובר בעבודה אחת ויחידה. בעוד שמזכירה היא יותר עוזרת אישית או עוזרת אדמיניסטרטיבית, פקיד קבלה הוא האדם הראשון שנתקלים בו כשהוא נכנס לארגון. הבה נראה את ההבדל בין תפקידי מזכירה ופקידת קבלה.
מי הוא מזכיר?
לפי המילון האנגלי של אוקספורד, מזכיר הוא פקיד מינהלי בארגון המועסק בהקלדת מכתבים, ניהול רישומים וכו'.תפקידי המזכיר משתנים בהתאם לגודל הארגון. בעוד שבחברה קטנה, ייתכן שהיא תצטרך לבצע את התפקידים הכפולים של פקידת קבלה וגם של מזכירה, בארגונים גדולים היא האדם שמארגן את לוח הזמנים של הבוס שלה, מקבל ומשיב לכל הדואר, מזמין אספקה, קובעת פגישות עם הבוס שלה, מקלידת מכתבים חשובים וכן הלאה.
מזכיר חייב להיות בעל תעודת בגרות או תעודה מקבילה וחייב להיות בעל כישורי הקלדה מהירים. חברות רבות מעדיפות להעסיק אנשים בעלי תעודה נוספת של כישורי מזכירות. כעת הבה נעבור להבנת התפקידים של פקידת קבלה כדי לקבל מושג ברור על ההבדל בין השניים.
מי הוא פקיד קבלה?
בדרך כלל נדרש פקיד קבלה לברך אנשים בדלפק הקבלה ולהפנות אותם למחלקות שונות בהתאם לדרישותיהם.היא גם האדם שצריך לטפל בשיחות הנכנסות ולענות לשאילתות וגם להקשיב לתלונות. אנשים שרוצים לפגוש אדם חשוב בארגון צריכים לפגוש אדם זה כדי לקבל את התאריך והשעה של הפגישה.
כשאתה מתקשר לחברה כלשהי, הקול שאתה שומע בדרך כלל הוא של פקידת הקבלה. פקיד קבלה צריך לטפל בכל המבקרים וחייב להיות בעל אישיות נעימה, יחס עוזר וקול מתוק כדי להרשים אותם. היא חייבת להיות בעלת נימוס טלפוני כדי שתענה לכל השאלות העסקיות ביעילות מירבית ותהפוך שאילתות מזדמנות ללקוחות אמיתיים.
ברור אם כן שיש הבדלים גדולים בתפקידים, באחריות ובתפקידים של מזכירה ופקידת קבלה.
מה ההבדל בין מזכירה ופקידת קבלה?
הגדרות של מזכירה ופקידת קבלה:
מזכיר: פקיד מינהלי בארגון המועסק בהקלדת מכתבים, ניהול רישומים וכו'.
פקידת קבלה: אדם שמברך ומתמודד עם מבקרים במשרד.
מאפיינים של מזכירה ופקידת קבלה:
חובות:
מזכירה: מזכירה מארגנת את לוח הזמנים של הבוס שלה, מקבלת ומשיבה לכל המיילים, מזמינה אספקה, קובעת פגישות עם הבוס שלה, מקלידת מכתבים חשובים וכו'.
פקיד קבלה: פקיד קבלה מקבל את פני האנשים בדלפק הקבלה ומפנה אותם למחלקות שונות בהתאם לדרישותיהם. היא גם צריכה לטפל בשיחות הנכנסות ולענות לשאלות וגם להקשיב לתלונות.
דרישות:
מזכירה: יש צורך בתעודה של כישורי מזכירות.
פקידת קבלה: לא נדרשת מיומנות ספציפית; אולם האדם חייב להיות בעל אישיות נעימה, גישה עוזרת וקול מתוק. היא גם צריכה להיות יעילה בעבודתה.
