פרויקט לעומת תוכנית
שאלה אחת שמטרידה רבים היא ההבדל בין תוכנית לפרויקט. אם נותנים לו תוכנית או פרויקט אין משמעות רבה להדיוט, אלא למנהל, יש לזה משמעות רבה שכן שניהם כרוכים בתפקידים ואחריות שונים שיתבררו רק כאשר יתבררו ההבדלים בין הפרויקט לתוכנית.
בעוד שתוכנית מוגדרת כקבוצה קבועה מראש של פרויקטים הקשורים ומנוהלים כמשימה אחת גדולה (על מנת להרוויח רווחים לארגון), פרויקט הוא פחות או יותר זמני באופיו שמתבצע כדי קבל תוצאות מוגדרות בזמן נתון יחד עם אילוצים של עלות ואיכות.למרות שהם נראים דומים, יש הרבה נקודות הבדל שהן כדלקמן.
הבדל גדול ראשון נוגע למטרה של פרויקט בהשוואה ליעד של תוכנית. בפרויקט, המנהל יודע את התפוקה שעליו להשיג; הם מוחשיים, וניתן לתאר אותם בקלות במילים. אפשר למדוד את ההתקדמות של פרויקט, וזו הסיבה שהתפוקות מכונה יעדים. מצד שני, יש תוצאות, ולא תפוקות במקרה של תוכנית, וגם אלה סובייקטיביות וקשות לכימות. היקף מוגדר בצורה מעורפלת במקרה של תוכנית, ויכול להשתנות בהתאם לגחמותיהם של המנהלים במהלך יישום התוכנית. מצד שני, היקף הפרויקט ברור ומתוחם, ואינו ניתן לשינוי במהלך חיי הפרויקט.
גורם מבדל נוסף הוא משך הזמן. בעוד שהפרויקטים קצרים יותר בתקופת הזמן ובדרך כלל מסתיימים תוך מספר חודשים, התוכניות ארוכות יותר ויכולות להימשך עד שלוש שנים.בין אם מדובר בפרויקט או בתוכנית, תמיד יש סיכונים הקשורים. אבל בעוד שקל יותר לזהות ולנהל סיכונים בפרויקט, למנהל האחראי על תוכנית קשה יותר להעריך את הסיכונים הכרוכים בכך, והעלות הנגרמת גדולה יותר במקרה של כשל בתוכנית בגלל סיכון, מאשר ב במקרה של פרויקט. לכישלון במקרה של תוכנית יש השלכות גדולות יותר עבור הארגון.
אם מדברים על הבעיה ופתרונה מנקודת מבט של פרויקט, אנו רואים שבעוד שהבעיה מוגדרת בבירור, הפתרונות לבעיה הם קטנים במספר. להיפך, הבעיה מוגדרת בצורה מעורפלת במקרה של תוכנית ורואים שיש הבדלי תפיסה בין בעלי העניין הנוגעים לאופי הבעיה. עם זאת, יש מספר גדול יותר של פתרונות למרות ההבדלים המתמשכים בין מחזיקי העניין, שכן מי מהם הוא הפתרון המועדף.
מה ההבדל בין פרויקט לתוכנית?
• מנהל פרויקט צריך לפקח ולנהל משימות, בעוד שמנהל תוכנית מפקח ושולט בפרויקטים
• הפרויקטים הם בעלי משך קצר יותר, בעוד שתוכניות יכולות להימשך שנים
• לפרויקטים יש היקף צר, בעוד שלתוכנית יש היקף רחב הרבה יותר
• בתוכנית, ההתמקדות היא תמיד במנהל (מנהיגות), בעוד במקרה של פרויקט; ההתמקדות היא בניהול האנשים המעורבים
• לפרויקט יש התחלה וסוף מוגדר היטב. מצד שני, התוכנית היא חבורה של פרויקטים ללא סוף מוגדר.
