הבדל מפתח - ספר חשבונות כללי לעומת יתרת ניסיון
הכנת ספר חשבונות ומאזן בוחן הן שתי פעולות עיקריות במחזור החשבונאות הנחוצות להכנת דוחות כספיים לסוף שנה. ההבדל העיקרי בין פנקס חשבונות ליתרת ניסיון הוא שפנקס כללי הוא קבוצה של חשבונות המכילים עסקאות מפורטות שבוצעו, בעוד מאזן ניסוי הוא הצהרה שמתעדת את יתרות הסיום בפנקס הכללי.
מהו ספר חשבונות כללי
הפנקס הכללי הוא קבוצת החשבונות העיקרית שבה נרשמות כל העסקאות שבוצעו במהלך שנת הכספים.המידע בפנקס הכללי נגזר מהיומן הכללי, שהוא ספר ראשוני להזנת עסקאות. הפנקס הכללי מכיל את כל כניסות החיוב והזיכוי של עסקאות ומופרד עם סוגי נכסים. (נכסים, התחייבויות, הון עצמי, הכנסות והוצאות)
לדוגמה חשבונות נכסים בודדים כגון מזומן, חשבונות חייבים, תשלומים מראש וכו' יירשמו בסיווג הנכסים.
עבור עסקים בקנה מידה גדול שבהם מתבצעות עסקאות רבות, ייתכן שלא יהיה נוח להזין את כל העסקאות בפנקס החשבונות הכללי בגלל הנפח הגבוה. במקרה זה, תנועות בודדות נרשמות ב'פנקסי חשבונות בת' והסיכומים מועברים לחשבון בפנקס הכללי. חשבון זה מכונה 'חשבון בקרה' וסוגי החשבונות שיש להם בדרך כלל רמת פעילות גבוהה מתועדים כאן.
Figure_1: דוגמה ליתרת חשבונות כללי
מה זה מאזן ניסיון?
יתרת הניסיון היא גיליון עבודה מסכם הכולל את כל יתרות הפנקס בנקודת זמן מסוימת (בדרך כלל סוף השנה החשבונאית) מתוך כוונה לבדוק את הדיוק המתמטי של יתרות הפנקס. כל יתרות החיוב יירשמו בעמודה אחת עם כל יתרות הזיכוי בעמודה אחרת.
יתרת ניסיון מספקת את כל יתרות הסיום במסמך אחד במבט חטוף, לכן קל להשתמש בה ככלי עזר. זה גם מסייע בחשיפה של מספר שגיאות אפשריות במקרה של התרחשות ועוזר לזהות את סוג תנועות היומן שיש לרשום כדי לתקן את השגיאות שזוהו.
מטרות עיקריות ושימושים של יתרת ניסיון
לשימוש ככלי החלטה כדי להבטיח את הדיוק המתמטי של יתרות הפנקס
אם כל העסקאות לתקופה חשבונאית נרשמות בצורה מדויקת, סכום יתרות החיוב של יתרת הניסיון צריך להיות שווה לסכום יתרות הזיכוי.
לזיהוי ותיקון שגיאות ברישום מידע פיננסי
ניתן לזהות סוגים מסוימים של שגיאות בפנקס הכללי באמצעות מאזן הניסיון. הם,
- שגיאות של השמטה חלקית (רק רישום החיוב או הזנת האשראי רשומים בחשבונות)
- שגיאות של העברה קדימה (יתרת הסיום מועברת הלאה בצורה נכונה)
- שגיאות בהעברה (הסך הכולל של חשבון מתועד פחות או יותר)
במקרה של טעות, הסכום שגורם להפרש יוכנס ל'חשבון המתח' עד למועד זה יתוקנו. אם צד החיוב ביתרת הניסיון עולה על צד האשראי, אזי ההפרש יזוכה לחשבון הפסקה ובמידה ויתרת הזיכוי גדולה מיתרת החיוב, ההפרש מחויב לחשבון הפסקה.לאחר זיהוי השגיאות, תיקון וחשבון המתח נסגר מאחר שהיתרה כבר לא קיימת.
עם זאת, הערכים הבאים לא יגרמו לאי התאמה במאזן הניסיון.
- שגיאות עקרוניות (הערכים מפורסמים בסוג החשבון השגוי)
- שגיאות של השמטה מוחלטת (הערכים הושמטו לחלוטין מהחשבונות)
- שגיאות עמלה (רשומה מתפרסמת בסוג החשבון הנכון, אבל בחשבון הלא נכון)
- שגיאות בהזנה המקורית (סכום שגוי נרשם לחשבונות הנכונים)
- שגיאות בפיצוי (כניסות שגויות בשני חשבונות או יותר מבטלות זה את זה)
- שגיאות של ביטול מלא (הסכום הנכון נרשם לחשבונות הנכונים אך החיובים והזיכויים בוטלו)
מה ההבדל בין ספר חשבונות כללי למאזן ניסיון?
חשבון כללי ומאזן ניסיון |
|
| פנקס חשבונות הוא קבוצה של חשבונות שמתעדים את כל העסקאות. | יתרת ניסיון היא הצהרה מסוכמת המשקפת את יתרות הפנקס הכללי. |
| Purpose | |
| המטרה היא להקליט את הרישומים הסופיים של העסקאות. | המטרה היא לבדוק את הדיוק המתמטי של יתרות החשבונות הכלליים. |
| סיווג חשבון | |
| זה נעשה בהתאם לסוג החשבונות | אין סיווג של חשבונות. |
| תקופת זמן | |
| זה מתעד עסקאות במהלך שנת החשבון. | זה מוכן ביום האחרון של שנת החשבון. |
סיכום – חשבונות כלליים לעומת יתרת ניסיון
למרות שתהליך הנהלת החשבונות היה גוזל זמן רב ויקר, כעת ניתן לבצע אותו בפחות זמן ומאמץ עם שימוש בתוכנת הנהלת חשבונות אוטומטית. חשוב להבין במדויק את ההבדל בין ספר חשבונות למאזן בוחן שכן שניהם מייצגים שלבים חשובים בהכנת דוחות כספיים לסוף שנה. במקרה שיש פערים בין יתרת החיוב והזיכוי, יש לחקור אותם ולפרסם ערכים מתקינים לפני המשך הכנת הדוחות הכספיים.
