הבדל מפתח - RFI RFP לעומת RFQ
RFI, RFP ו-RFQ הם שלושה סוגים של מסמכים המשמשים בקריטריונים לבחירת פרויקט. חלק מהפרויקטים משתמשים בכל שלושת המסמכים על מנת לבחור ספקים, לקבל מהם הצעות פרויקטים והצעות מחיר. RFI, RFP ו-RFQ הם כלים חיוניים שניתן להשתמש בהם כדי להשיג פתרון מיקור מוצלח. ההבדל העיקרי בין RFI, RFP ו-RFQ הוא ש-RFI (Request For Information) הוא מסמך המשמש לאיסוף מידע מספקים שונים על מנת להחליט מאיזה ספק החברה צריכה להשיג מוצרים או שירותים ואילו RFP (Request For Proposal) הוא מסמך בו החברה מבקשת פירוט של הצעות מפורטות ובר השוואה מספקים שונים עבור מוצר או שירות מוגדרים ו-RFQ (Request For Quotation) הוא מסמך הצעה תחרותית המשמש להזמנת ספקים להגיש הצעה על פרויקטים.
מה זה RFI?
RFI (בקשה למידע) הוא מסמך שבו נאסף מידע מספקים שונים על מנת להחליט מאיזה ספק החברה צריכה להשיג מוצרים או שירותים. שיטה זו הופכת שימושית כאשר ישנם ספקים פוטנציאליים רבים לבחירה. זה מאפשר לארגון לרשום ספקים פוטנציאליים ולבחור את הספק או הספקים המתאימים ביותר. רכיבים ב-RFI מפורטים למטה.
- תוכן העניינים
- מבוא (מטרת ה-RFI)
- היקף ה-RFI
- תבנית להשלמת
- פרטי השלבים הבאים
לדוגמה, Company K היא משרד עורכי דין שרוצה לבנות שני משרדים חדשים בשתי ערים. חברת K מזהה חמישה ספקים פוטנציאליים שיכולים להשלים את בניית המשרדים. חברת K אינה יודעת פרטים מעמיקים על אף אחד מהספקים הללו, ולכן שולחת RFI על מנת לקבל מידע נוסף עליהם.
מה זה RFP?
RFP (Request for Proposal) הוא מסמך שבו החברה מבקשת פירוט של הצעות מקיפות ובר השוואה מספקים שונים עבור מוצר או שירות מוגדרים. זהו מסמך כולל, שאמור לספק את כל המידע הנדרש כדי לקבל החלטת רכישה מושכלת. על החברה להשקיע בזה מספיק זמן כדי לפרט את כל המפרטים שהם רוצים לדעת מהספקים. RFP יתבקש לאחר ביצוע RFI. יש לכלול את הקריטריונים הבאים בהצעה.
- תוכן העניינים
- מידע בסיסי לגבי הלקוח והתהליך
- היקף הפרויקט
- מסגרת הזמן המיועדת של הפרויקט
- דרישות עסקיות
- תקציב לפרויקט
- מפרטי איכות
- קריטריוני הגשה
- תקני הערכה
בהמשך מהדוגמה שלמעלה, לדוגמה, חברה K מקבלת את המידע מחמשת הספקים הפוטנציאליים ומחליטה ששלושה ספקים עומדים בדרישת החברה. K רוצה לדעת את הפרטים של הצעות הפרויקט של כל אחד משלושת הספקים, ולכן שולחת הצעת מחיר.
מה זה הצעת מחיר?
RFQ (בקשה להצעת מחיר) הוא מסמך הצעה תחרותי המשמש להזמנת ספקים להגיש הצעה לפרויקטים. הצעת מחיר צריכה לכלול מפרט טכני יחד עם דרישות מסחריות. RFQ מכונה גם IFB (הזמנה להצעה). בדרך כלל, לפני הצעת מחיר קודמת הצעת מחיר שבה הספקים הרשומים ברשימה מתבקשים לספק הצעת מחיר מפורטת יותר. יש לכלול את הרכיבים הבאים בהצעת בקשה.
- הזמנה להצעת מחיר
- מפרט הצעת מחיר
- הצעת מחיר
- קריטריוני הערכה
בהמשך מהדוגמה שלמעלה, לדוגמה לאחר הערכת כל שלוש ההצעות לפרויקט, K מעדיף את ההצעות של שני ספקים. לפיכך, K מחליטה לבקש הצעת מחיר מהספקים המתאימים ושולחת הצעת מחיר.
איור 01: תבנית של הצעת מחיר
מה ההבדל בין RFI RFP ל-RFQ?
RFI לעומת RFP לעומת RFQ |
|
| החזר | |
| RFI | RFI הוא מסמך המשמש לאיסוף מידע מספקים שונים עבור פרויקט. |
| RFP | RFP הוא מסמך המשמש לבקשת הצעות מפורטות וניתנות להשוואה מספקים שונים עבור הפרויקט. |
| RFQ | RFQ הוא מסמך הצעה תחרותי המשמש להזמנת ספקים להציע הצעות על הפרויקט. |
| צריך מידע על תמחור מקיף | |
| RFI | בשלב ה-RFI, הצורך במידע תמחור מקיף מוגבל מאוד מכיוון שהחברה לא יודעת אם הספקים יהיו מוכנים להציע הצעות מחיר. |
| RFP | RFP Stage דורש מידע תמחור כחלק מהצעת הפרויקט. |
| RFQ | בשלב ההצעה, נדרש מידע תמחור מקיף ביותר. |
| רמת איגוד הספקים | |
| RFI | שיגוד ספקים מעודד ב-RFI |
| RFP | שיגוד ספק מתבקש בשלב ה- RFP באמצעות הצעת פרויקט. |
| RFQ | בשלב ההמלצה להגשת בקשה, איגוד הספקים הוא חיוני שכן לאחר שלב זה, החברה מחליטה לאיזה ספק להתקשר לפרויקט. |
סיכום – RFI לעומת RFP לעומת RFQ
ההבדל בין RFI RFP ל-RFQ תלוי אם מסמכים אלה משמשים לקבלת מידע מספקים (RFI), לבקשת הצעת פרויקט (RFP) או לבקשת הצעת מחיר (RFQ).עם העלייה בשימוש באינטרנט, רוב החברות מעבדות לחלוטין את המסמכים הללו דרך האינטרנט. בחירת הספקים המתאימים ביותר מבין רבים נותרה קריטריון חשוב על מנת להשיג את המחיר והאיכות הטובים ביותר. עם זאת, קריטריוני בחירה כאלה עשויים לצרוך פרק זמן משמעותי.
