סדר יום לעומת דקות
סדר היום והפרוטוקול הם שניים מהמרכיבים החשובים ביותר של פגישה. יש הרבה דברים בראש של מי שמארגן את הפגישה כמו לוח הזמנים, התזמון, המקום, האורחים, תוכנית הפגישה וכו'. לכן, יש צורך להיות מודע להבדלים בין סדר יום לפרוטוקולים.
Agenda
אג'נדה היא מילה המשמשת לתיאור לוח הזמנים או תוכנית הפגישה. זוהי רשימה של דברים שצריך לעשות או לדון במהלך הפגישה. כל פגישה רשמית שמתארגנת מחייבת עריכת סדר יומה. יש רצף בו נושאים מובאים ונדונים במהלך הישיבה וסדר היום של הישיבה מזכיר בבירור רצף זה.סדר יום זה מופץ בין האורחים זמן רב לפני שהם מגיעים בפועל למקום בזמן המפגש על מנת לאפשר להם להכיר את הנושאים שיידונו במהלך המפגש. מטרה נוספת של סדר היום היא לוודא שהמשתתפים מתכוננים בהתאם ולא ייתפסו בשוגג.
דקות
דקות הוא מונח המשמש להתייחסות לתיעוד רשמי של ההליכים במהלך פגישה רשמית. פרוטוקולים אלה משמשים כתיעוד של מה שקרה במהלך פגישה וכן כדי להזכיר לאנשים לאחר זמן מה אם הם שוכחים. פרוטוקולים אלו מועילים גם לכל אלו שאינם יכולים להשתתף בפגישה שכן הם מתוודעים לכל מה שהתרחש במהלך הפגישה. הפרוטוקול מכיל את שם המקום, תאריך ושעת הפגישה ורשימת כל מי שהשתתפו בפגישה. דקות אלה מכילות גם את שם האדם שלקח את הדקות הללו.
מה ההבדל בין סדר יום לפרוטוקולים?
• סדר היום הוא לוח הזמנים של הפגישה ומספר את רצף האירועים במהלך הפגישה כדי לתת לאורחים להתכונן מראש.
• פרוטוקול מתייחס לתיעוד הרשמי של ההליכים של פגישה רשמית. הפרוטוקולים חשובים כדי להזכיר מה קרה במהלך פגישה בתאריך עתידי אם אנשים ישכחו.
